#einfachmachen - Gemeinde nimmt Abläufe unter die Lupe

Mit dem Projekt „#einfachmachen“ will die Gemeinde Wölfersheim ihre internen Abläufe Schritt für Schritt verbessern. Im Mittelpunkt stehen dabei die Erfahrungen der Beschäftigten selbst. Sie sollen Probleme und unnötig komplizierte Prozesse identifizieren und gemeinsam Lösungen entwickeln. Davon sollen langfristig nicht nur die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gemeinde, sondern auch Bürgerinnen und Bürger profitieren.

Ausgangspunkt des Projektes war eine anonyme Mitarbeiterbefragung zu Beginn des Jahres. Zwischen dem 27. Januar und 6. Februar wurden die Beschäftigten unter anderem zu Zusammenarbeit, Kommunikation, Führung, Arbeitsorganisation und Arbeitsklima befragt. Ziel war es, herauszufinden, wo die Verwaltung bereits gut aufgestellt ist und in welchen Bereichen Verbesserungsmöglichkeiten bestehen. Die Befragung wurde durch einen externen Dienstleister durchgeführt und so ausgestaltet, dass keine Rückschlüsse auf einzelne Beschäftigte möglich waren.

Dabei sollte es ausdrücklich nicht bei einer Bestandsaufnahme bleiben. Die Ergebnisse der Befragung bilden vielmehr die Grundlage für konkrete Veränderungen im Arbeitsalltag. Nach der Vorstellung der Ergebnisse in der Personalversammlung Anfang Mai begann deshalb die eigentliche Projektphase von „#einfachmachen“. Das erklärte Ziel: einfachere und klarere Arbeitsabläufe sowie eine bessere Zusammenarbeit über Abteilungs- und Fachbereichsgrenzen hinweg.

Mitarbeiter werden selbst zu

„#einfachmachern“

Eine Besonderheit des Projektes ist der Ansatz, Veränderungen nicht ausschließlich von außen oder durch die Führungsebene vorzugeben. Stattdessen arbeiten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den jeweiligen Bereichen freiwillig als sogenannte „#einfachmacher“ in kleinen Projektgruppen mit. Sie kennen die täglichen Abläufe, Schnittstellen und Schwierigkeiten aus der Praxis und können dadurch gezielt Vorschläge entwickeln.

Den Anfang machten die Kindertagesstätten und der Betriebshof. In beiden Bereichen wurden Projektteams gebildet, die sich inzwischen intensiv mit konkreten Fragestellungen beschäftigen. Bei den Kindertagesstätten wurden beispielsweise die Themen Meetingstruktur, Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Schnittstellenoptimierung und die Einführung der „Wölfersheimer WEB KITA“ aufgegriffen.

Ähnliche Themen werden im Betriebshof bearbeitet. Dort geht es unter anderem darum, wie neue Beschäftigte strukturiert eingearbeitet werden können, welche Besprechungsformen tatsächlich sinnvoll sind und an welchen Schnittstellen zwischen unterschiedlichen Aufgabenbereichen Verbesserungen möglich sind. Erste Interviews und Checklisten für die Einarbeitung wurden bereits erstellt. Gleichzeitig werden die Beschäftigten einbezogen, um beispielsweise herauszufinden, welche Besprechungen notwendig sind und wie Informationen effizienter weitergegeben werden können.

Dabei sollen die erarbeiteten Lösungen möglichst nicht auf einen einzelnen Fachbereich beschränkt bleiben. Wo es sinnvoll ist, sollen neue Abläufe später auch auf andere Bereiche der Gemeindeverwaltung übertragen werden. Genau darin liegt ein wesentlicher Ansatz von „#einfachmachen“: Gute Lösungen sollen innerhalb der gesamten Organisation genutzt werden können. Auch bei der Organisation des Projektes setzt die Gemeinde auf digitale Lösungen. In Eigenregie wurde ein Projekttool entwickelt, über das die beteiligten Gruppen Aufgaben, Dokumente und Ergebnisse verwalten können.

Nach den Kindertagesstätten und dem Betriebshof wird „#einfachmachen“ nun auf weitere Bereiche ausgeweitet. Aktuell werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Haupt- und Bauabteilung angesprochen, die sich ebenfalls freiwillig als „#einfachmacher“ beteiligen möchten. Nach Einführungsworkshops sollen dort nach den Herbstferien weitere Projekte starten.

Verbesserungen sollen auch bei den Bürgern ankommen

Auch wenn viele der bislang behandelten Themen zunächst nach internen Verwaltungsfragen klingen, können sich die Ergebnisse unmittelbar auf die Arbeit für Bürgerinnen und Bürger auswirken. Klar geregelte Zuständigkeiten und besser organisierte Schnittstellen können beispielsweise dazu beitragen, dass Informationen schneller dort ankommen, wo sie benötigt werden. Einheitliche Abläufe können Rückfragen und Doppelarbeit reduzieren, während eine strukturierte Einarbeitung neuer Beschäftigter hilft, Wissen zu sichern und Aufgaben auch bei personellen Veränderungen zuverlässig fortzuführen.

Gerade bei Anliegen, an denen mehrere Fachbereiche beteiligt sind, kann eine bessere interne Abstimmung zu schnelleren und nachvollziehbareren Abläufen führen. Auch die stärkere Nutzung digitaler Werkzeuge und klar definierter Prozesse kann dazu beitragen, Bearbeitungswege zu vereinfachen. Der Nutzen für die Bürgerinnen und Bürger liegt damit weniger in einer einzelnen sichtbaren Maßnahme als vielmehr in einer Verwaltung, die intern besser organisiert ist und dadurch ihre Dienstleistungen effizienter erbringen kann.

Das Projekt ist bewusst als fortlaufender Prozess angelegt. Die „#einfachmacher“ greifen Erfahrungen aus ihrem jeweiligen Arbeitsalltag auf, entwickeln Lösungsvorschläge und testen, welche Veränderungen sich tatsächlich bewähren. Die Projektleitung fasst das Ziel entsprechend zusammen: Gemeinsam soll eine Verwaltung entstehen, die „einfacher, besser und zukunftsfähig“ arbeitet.