Digitaler Service optimiert

Ob Einkäufe, Onlinebanking oder Versicherungen – fast alles kann man heute bequem online von zu Hause erledigen. Dienstleistungen von Städten und Gemeinden bildeten hier lange Zeit eine Ausnahme. Die Gemeinde Wölfersheim arbeitet jedoch mit Nachdruck daran, immer mehr Verwaltungsleistungen digital verfügbar zu machen. Bereits im vergangenen Jahr wurde ein neues Buchungsportal für die Bürgerhäuser und Sporthallen eingeführt. Nun kann das neue Portal von allen Bürgerinnen und Bürgern genutzt werden, um Räumlichkeiten über die Webseite der Gemeinde zu buchen.
10.02.25 / Gemeinde Wölfersheim

Wer bisher einen Raum in einer der Hallen oder Bürgerhäuser der Gemeinde mieten wollte, musste dafür einen mehrseitigen Antrag ausfüllen und diesen per Post oder als Scan ans Rathaus schicken. Dort wurde der Antrag manuell erfasst, ein Bescheid erstellt und Kautionszahlungen mussten in mehreren Schritten verbucht werden. „Die Digitalisierung bietet uns hier enorme Chancen, Prozesse zu vereinfachen und transparenter zu gestalten“, berichtet Bürgermeister Eike See. „Künftig müssen keine Kundendaten mehr manuell nacherfasst werden. Über eine Schnittstelle werden die Daten künftig direkt an unsere Finanzsoftware weitergeleitet, und auch die Objektbetreuer vor Ort müssen keine papierbasierten Kalender mehr führen.“

Um einen möglichst reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, wurde die neue Software in mehreren Schritten ausgerollt. Zunächst wurden alle bestehenden Buchungen und Kundendaten von Vereinen in das System übertragen und intensiv intern getestet. Anschließend erhielten einige Vereine Testzugänge, um das System im Echtbetrieb zu erproben. Bereits kurze Zeit später konnten alle Vereine, die Bürgerhäuser und Sporthallen regelmäßig nutzen, selbstständig über das Portal buchen oder Anfragen stellen.

Nun ist auch der nächste Meilenstein erreicht: Seit Kurzem steht das Portal allen Bürgerinnen und Bürgern und Unternehmen zur Verfügung, die beispielsweise für Familienfeiern oder andere Veranstaltungen eine passende Räumlichkeit suchen. Dafür wurden in einer weiteren Testphase die Abläufe für Privatnutzerinnen und Privatnutzer geprüft, da hier zum Teil andere Gebührenordnungen greifen. Über die Webseite der Gemeinde können Buchungen direkt in den Kalendern vorgenommen werden. Das Bürgerbüro prüft die Buchungen im Anschluss, damit es zu keinen Überschneidungen kommt. Nach der Freigabe erhalten die Nutzer eine automatische Buchungsbestätigung. Ein Vorteil der Software ist, dass auch Kosten direkt transparent werden.

Die Einführung der Hallenbuchungssoftware ist Teil der umfassenden Digitalisierungsstrategie der Gemeinde. Schritt für Schritt werden weitere Leistungen digital angeboten. Im Rathaus möchte man sich auf Erfolgen jedoch nicht ausruhen. „Wir alle haben die Chancen der Digitalisierung erkannt, weil sie uns an vielen Stellen Vorteile bringt“, betont der Bürgermeister. „Eine Umstellung auf digitale Prozesse bedeutet zwar immer auch eine Menge Arbeit, aber sie lohnt sich. Mein Dank gilt besonders dem Team des Bürgerbüros für den großen Einsatz bei der Einführung der neuen Hallenbuchungssoftware. Wir möchten die vielen weiteren Möglichkeiten der Software in den nächsten Jahren nutzen, damit wir den Service für unsere Bürgerinnen und Bürger weiter verbessern können.“