Digitale Prozesse und Informationen für besseren Service
Viele der Optimierungen wurden aufgrund der praktischen Erfahrungen eingeführt. So hat der stellvertrentende Ausschussvorsitzende Andreas Bommersheim die Idee eingebracht den Buchungsprozess für Vereine zu optimieren. Bürgermeister Eike See lud ihn und die Ausschussvorsitzende Nina Gerlach daher zu einem Austausch mit Kerstin Bender und Sandra Schäfer im Bürgerbüro der Gemeinde ein. In den letzten Wochen wurden unter anderem verschiedene Änderungen am Buchungsprozess durchgeführt. Mit der Einführung des neuen Systems konnten Buchungen nahtlos online durchgeführt werden. Hat ein Verein jedoch eine Veranstaltung angemeldet, waren bisher weitere Formulare nötig. „Dafür mussten teilweise die gleichen Daten mehrmals in verschiedenen Formularen eingetragen werden. Das ergibt natürlich keinen Sinn und wir haben es nun deutlich vereinfacht,“ berichtet Bürgermeister See. Mit der Buchung einer Halle oder einer öffentlichen Fläche können Vereine durch einen zusätzlichen Klick direkt auch noch eine Plakatgenehmigung beantragen und durch zwei Zusatzfelder die Anzeige nach dem Gaststättengewerbe vornehmen. Die im Rathaus zuständigen Mitarbeiter werden daraufhin vom System benachrichtigt und können den Vorgang weiter bearbeiten. Fällt eine Gebühr an, dann wird diese mit der Rechnung für die Hallennutzung berechnet und nicht mehr gesondert. In einem nächsten Schritt sollen weitere Dinge in den Buchungsprozess integriert werden. „Die Digitalisierung bietet uns hier enorme Chancen, Prozesse zu vereinfachen und neu zu denken. Bei der Buchung einer Halle haben wir nicht nur die reine Buchung der Halle, sondern das Nutzungsszenario z.B. im Falle einer Veranstaltung betrachtet und überlegt, was dann tatsächlich benötigt wird. Aus mehr als drei Anträgen mit verschiedenen Ansprechpartnern wurde ein nutzerfreundlicher Prozess,“ berichtet Bürgermeister Eike See.
Optimiertes Informationsangebot
Aus der Praxis heraus ist auch ein neues Informationsangebot auf der Webseite der Gemeinde entstanden. „Die Anforderungen bei der Durchführung einer Veranstaltung sind in den letzten Jahren immer weiter gestiegen. Vor einigen Jahren hat sich kaum jemand Gedanken über ein Sicherheitskonzept oder Zufahrtssperren gemacht,“ berichtet Kultur- und Sozialausschussvorsitzende Nina Gerlach. „Gerade wenn jemand neu in einem Vereinsvorstand ist und sich damit noch nicht beschäftigt hat, steht man vor vielen Fragen,“ ergänzt der stellvertende Vorsitzende des Haupt- und Finanzausschusses Andreas Bommersheim. „An uns wurden immer wieder Fragen heran getragen, daher hat eine Arbeitsgruppe aus verschiedenen Fachbereichen des Rathauses eine Handlungsempfehlung für Veranstaltungen ausgearbeitet. In ihr sind alle wichtigen Punkte, die bei einer Veranstaltung beachtet werden sollten, aufgeführt. Ergänzend dazu wurde auch ein Muster-Sicherheitskonzept erarbeitet, das einfach an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann. Auf der Übersichtsseite sind sämtliche Informationen vom Bestuhlungsplan bis zum Musterbogen für die Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz und Informationen zu fliegenden Bauten übersichtlich verlinkt. „Für Vereine und andere Veranstalter ist das eine hilfreiche Handreichung, die es leichter macht eine sichere Veranstaltung durchzuführen,“ zeigt sich Gerlach begeistert.
Benutzungsordnungen angepasst
Mit der Einführung eines neuen Buchungssystems wurden auch die Nutzungsordnungen für die Bürgerhäuser und Sporthallen der Gemeinde neu aufgelegt. Nach einem Jahr wurden diese nun ebenfalls optimiert und sollen ab dem 1. Januar gelten. Hiervon profitieren unter anderem Privatpersonen, die künftig für eine niedrigere Gebühr an Vorabend aufbauen können und nicht mehr die Gebühr für den gesamten Tag zahlen müssen. „Nur, wenn wir uns selbst immer wieder hinterfragen, können wir besser werden. Genau das haben wir im Bereich der Hallenbuchung, der dazugehörigen Satzung und den entsprechenden Informationen auf unserer Homepage gemacht,“ schließt Bürgermeister Eike See ab.